Pentru cabinete de contabilitate

Nu mai alergi după acte. Plățile fără act justificativ se clarifică rapid cu clientul.

Clienții tăi trimit pozele, PDF-urile și tabelele pe WhatsApp sau pe linkul fix al firmei, fără cont și fără aplicație. GinaDocs citește fiecare act pe loc, îl refuză cu motiv dacă nu e bun și cere doar ce mai lipsește din lista firmei. Pentru plățile din extras fără act justificativ și pentru alte nelămuriri, clientul primește întrebările pe WhatsApp, iar răspunsul lui stă lângă rândul plății. Ce faci cu el hotărăști tu.

Ce face, pe scurt ↓

Pilotul e gratuit, pe bază de invitație.

Unde se duce timpul la închiderea de lună

01
Strângi actele
„Mi-ați trimis extrasul?” Întrebi pe WhatsApp, la telefon și pe e-mail.
02
Lămurești plățile
„Ce e plata de 3.400 de lei?” Întrebi rând cu rând, cu extrasul în față.
03
Tastezi extrasul
Îl copiezi din PDF-ul trimis de client în programul de contabilitate.

GinaDocs le scurtează pe primele două și o pregătește pe a treia ↓

Cum arată

Pe telefonul clientului și la tine pe ecran

Sunt trei capturi din GinaDocs, făcute pe o firmă de probă.

Mesaj GinaDocs pe WhatsApp: pentru Alfa Construct SRL, pe octombrie, mai lipsesc extrasul de cont, bonurile fiscale, rapoartele Z de la două aparate, raportul de plăți al procesatorului online și pontajul lunii, până pe 3.
Clientul primește mementoul. Lista vine din profilul firmei: rapoartele Z, raportul plăților online, pontajul. Mesajul cuprinde doar ce mai lipsește.
Dosarul lunii deschis în Excel: foaia Acte, cu data, numărul, partenerul și tipul fiecărui act din septembrie, plus foile Extrasul lămurit, În e-Factura și Întrebări.
Dosarul lunii îl vezi în GinaDocs și îl exporți în Excel. Actele, extrasul cu fiecare plată lămurită, ce e deja în e-Factura și răspunsurile clientului, puse în ordine. Fiecare act îl deschizi sau îl descarci separat. Tu doar le introduci în programul de contabilitate, fără să mai cauți nimic.
Pagina plăților fără act justificativ din GinaDocs: la o încasare de 4.870 de lei cu cardul online scrie „Se cere: raportul procesatorului”.
Tu vezi plățile fără act justificativ. Pe fiecare rând scrie ce act se cere. Un clic pe „Întreabă despre toate” și întrebările pleacă într-un singur mesaj, cu rândurile numerotate.
Ce face

Ce ajunge la tine e deja verificat

Citirea o face un model AI. Ce se întâmplă cu fiecare act și cu fiecare rând de extras hotărăști tu.

01

Nu mai alergi după acte

Clientul trimite pe WhatsApp poze, PDF-uri sau tabele Excel și CSV, fără cont și fără aplicație. Poate trimite și secretara, de pe numărul ei. O poză neclară se refuză pe loc, cu motivul spus clientului. Un act din altă lună sau al altei firme a lui ajunge singur unde îi e locul. Tabelele se păstrează pentru tine, dar nu se citesc automat.

02

Clientul trimite și de pe calculator

Fiecare firmă are un link fix, pe care clientul îl poate pune la favorite: nu expiră și deschide luna care se strânge. Pentru extrasele și scanurile de pe calculator, clientul scanează cu telefonul codul QR de pe pagina de trimitere, apasă „Trimite” în WhatsApp, iar calculatorul se deschide pe pagina firmei lui. Nu are nevoie de cont sau de parolă. Linkul îl schimbi oricând din setările firmei.

03

Mementoul pleacă singur

În zilele alese de tine, mementoul pleacă singur pe WhatsApp, doar celor care mai au ceva de trimis, cu lista exactă a ce lipsește și linkul de încărcare. Îl primesc și numerele pe care le bifezi, de pildă secretara care trimite actele. Apeși „Lună gata” și mementourile se opresc.

04

Știe singur ce acte să ceară lunar

Scrii CUI-ul, iar datele publice de la ANAF vin singure: denumirea, CAEN-ul, TVA-ul și TVA-ul la încasare, e-Factura, firmă inactivă. Bifezi ce are firma (case de marcat, POS, vânzări online, angajați, foi de parcurs, lucrări de construcții), iar GinaDocs îți propune actele de cerut lunar; le adaugi cu un clic. Raportul Z, pontajul, foaia de parcurs și situația de lucrări se recunosc la citire și își bifează singure rândul.

05

Facturile din SPV se potrivesc cu pozele și cu plățile

Importi arhiva lunii din SPV, iar GinaDocs leagă facturile de pozele primite și de plățile din extras. Clientului nu i le mai cere. Conectarea directă la SPV e în lucru.

06

Facturile din străinătate se cer pe nume

Facturile din România din arhiva SPV importată nu i le mai cerem clientului. Cele din străinătate nu sunt în e-Factura: dacă un furnizor a trimis în lunile trecute și luna asta nu, clientul e întrebat de ea pe nume. Istoricul se adună din lunile lucrate în GinaDocs.

07

Fiecare rând spune ce act justificativ lipsește

Fiecare rând din extras se leagă de facturile primite și de cele din arhiva SPV. Unde lipsește actul justificativ, rândul spune ce act se cere: pentru încasările cu cardul online, raportul de încasări al procesatorului; la leasing, factura ratei; la o amendă, procesul-verbal. Întrebarea către client e gata scrisă și pleacă într-un singur mesaj, despre un rând sau despre toate.

08

Fără întrebări de robot

Pentru comisioanele bancare, plățile la stat, salariile, schimbul valutar și transferurile între conturile firmei nu se cere act justificativ. La o retragere de numerar întreabă pe ce s-au cheltuit banii, nu „ai factura?”.

09

Contractul se cere o singură dată

Contractul de chirie de la o persoană fizică, de leasing, de credit sau de împrumut de la asociat îl pui o singură dată în dosarul firmei. Pe extras, rata e recunoscută din contract: chiria și împrumutul nu se mai întreabă lunar, iar la leasing și la credit se cere doar factura ratei. GinaDocs nu face grafice de rambursare.

10

Se verifică dacă se închide soldul

Sold inițial plus încasări minus plăți trebuie să dea soldul final. Dacă un rând a fost sărit la citire, extrasul se recitește; dacă tot nu se închide, vezi diferența înainte să introduci ceva.

11

Extrasul iese în MT940 și CSV

Din extrasul trimis de client iese un fișier MT940 și unul CSV, pe fiecare cont. Importul în programul tău îl verificăm împreună, la pilot.

12

Primești luna într-o arhivă

Primești un ZIP cu actele redenumite la fel, după lună, categorie și firmă, și un Excel cu același tabel pe care îl vezi în GinaDocs: ce e de operat și ce e deja în e-Factura, plata din extras a fiecărui act, extrasul rând cu rând, întrebările și ce încă lipsește. Intră și actele urcate de tine. Totul e pus în ordine, iar introducerea în programul de contabilitate rămâne la tine.

13

Cererile clienților stau într-o listă

O adeverință pentru bancă, o copie din arhivă, un angajat nou, o adresă de la ANAF: ce cere clientul pe WhatsApp nu se mai pierde printre poze. El primește pe loc confirmarea a ce s-a notat, iar la tine cererea apare în Solicitări, pe firmă, cu mesajul și poza lui; cea scrisă „urgent” trece prima. Răspunzi din panou, cu text sau cu PDF-ul atașat, iar clientul îl primește pe WhatsApp. Dacă vrei, le oprești din setări.

Ce nu face

Ca să știi de la început

  • Nu înlocuiește programul de contabilitate.Operarea rămâne la tine. GinaDocs pregătește ce intră în ea.
  • Nu se conectează încă direct la SPV.Arhiva lunii o descarci tu din SPV și o imporți în GinaDocs. Conectarea directă e în lucru.
  • Nu ia deciziile contabile în locul tău.Refuză singur pozele care nu se citesc, lasă deoparte comisioanele și plățile la stat și potrivește plățile cu actele justificative. Ce faci cu un act, cu o plată fără act justificativ sau cu răspunsul clientului hotărăști tu.
  • Nu face adeverințe și nu calculează taxe.Cererea clientului ajunge la tine ca solicitare. Documentul sau calculul le faci tu, în programul tău.

Acum în pilot gratuit, pe bază de invitație

Căutăm unul sau două cabinete care să închidă o lună întreagă cu GinaDocs, pe firmele lor reale. Prețul îl stabilim după pilot, din ce măsurăm împreună.

  • Pornim împreună, la telefon: adăugăm firmele (datele de la ANAF vin după CUI), profilul fiecăreia și numărul de WhatsApp.
  • Măsurăm o închidere de lună, înainte și cu GinaDocs: câte firme ajung la „Lună gata” până pe 15.
  • Verificăm importul extrasului în programul pe care îl folosești.
Ai cont? Intră
GinaDocs